Як використовувати і юридична сила факсиміле

У керівника не завжди є час або можливість відразу підписати велику кількість документів. Для таких цілей існує факсиміле. За допомогою такого штампа персонал організації може візувати документи навіть у відсутності директора.

Поняття факсимільного підпису

Коли говорять про факсиміле («fac simile» в перекладі з латинської на російську мову – «робити подібне») в роботі, то мають на увазі:

• Штамп (кліше) з копією розпису конкретної особи, наприклад, керівника компанії або відомого людини.
• Відбитки, зроблені за допомогою цієї печатки.
• Інші способи копіювання на папері автографа людини.

Законність факсимільного підпису на документах

Її використання допускається на ділових паперах, але воно носить обмежений характер. Іноді дозвіл на таку підпис потрібно узгодити з контрагентом. Є й окрема категорія документів, на яких неприпустимо ставити такий штамп.

Нормативна база

• Частина 2 статті 160 Цивільного Кодексу Російської Федерації говорить про можливості використання факсимільного підпису для письмових угод.
• Окремі відомчі нормативні акти, які стосуються використання таких штампів в окремих держструктурах. Наприклад, Наказ Міністерства внутрішніх справ Росії від 06.02.2007 № 130 «Про порядок виготовлення, обліку, зберігання та знищення печаток».
• Лист Міністерства РФ з податків і зборів від 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Про використання факсиміле підпису» регулює заборони на застосування такого кліше.

Юридична сила

Факсимільний підпис керівника може використовуватися в документообігу організації, але потрібно знати про межі застосування. Вона буде мати силу тільки у випадках, які прямо дозволені законами Росії або угодою сторін.

Факсиміле в діловодстві

Такий штамп застосовують організації з великим документообігом. Використовувати його в маленьких компаніях немає сенсу. Замість виготовлення кліше директору буде простіше особисто поставити кілька розписів. Законом дозволено застосування штампу не тільки для комерційних, але й державних або муніципальних структурах.

Мета використання

Факсиміле підійде, коли:

• Потрібно завізувати велику кількість паперів.
• Керівник організації часто буває у відрядженнях. Довірена особа не може підписувати від імені директора.

Проблеми застосування

Недоліки факсиміле:

• Обмежена можливість використання. Кліше підходить не для всіх документів. Наприклад, неприпустимо підписання договору факсиміле.
• Необхідність витрат на виробництво кліше (500-1500 руб. в залежності від способу виготовлення та комплектації).
• Його можуть використовувати для шахрайства. Наприклад, поставити цей штамп на офіційний лист.

Факсимільний або власноручний підпис

Їх відмінності:

• Спосіб постановки. Власник сам ставить авторучкою, факсиміле з його розписом може проштампувати і інша людина.
• Юридична сила. У особистому розпису вона присутня завжди, у факсимільного – в окремих ситуаціях.

Переваги факсиміле:

• Можливість підписання документації без керівника.
• Економія часу начальства. Проставити розпису штампом може інша людина.
• Прискорення процесу підписання документів.

Способи виготовлення факсиміле

• Механічний. Оригінал розпису сканують і вирізують лазером з шматка гуми. Перевага цього способу –точне слідування зображення і відтворення дрібних штрихів. Недолік механічної технології виготовлення – недовговічність штампа, кліше вистачить на 2-3 роки.
• Електронний. Виготовлення відбувається з рідкого фотополімеру, який твердне при світлі. На нього переводять негативне зображення підпису і чекають, коли пластикова маса зміцніє. Недолік способу – з допомогою такого полімеру не відтворюються дрібні штрихи. Перевагу – довговічність (понад 5 років).

Де допустимо використовувати факсимільний відтиск

Його дозволено застосовувати для внутрішнього документообігу – наказів, нагородних листів, оголошень, повідомлень. У зовнішньому діловодстві їх ставлять на листи для привітання, запрошення, пропозиції та ін.

Заборона на факсимільний підпис

Такий штамп неприпустимо використовувати на:

• банківських чеках;
• платіжках;
• рахунках-фактурах;
• накладних;
• деклараціях для податкової інспекції;
• довіреність;
• заяви;
• векселі;
• будь-яких документах, що вимагають засвідчення у нотаріуса;
• договорах (трудових, підрядних та ін);
• акти прийому робіт.

Відео